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春节放假给供应商们的告知函该怎么写?。。。跪求!!

来源:www.zuowenzhai.com    作者:编辑   日期:2024-06-15
我公司采购部,负责包装材料的采购员换人了 如何写函通知供应商?函内容、格式如何写?要求有例文。

采购员换人了,如何写函通知供应商,其实用一般的联络通知函就可以。通知函是我们日常生活中用得较多的公函之一,函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。首先我们要了解通知函的格式。一、函的格式函由首部、正文和落款三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下:(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。1.标题。2.主送机关。(二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。1.开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容,然后用“现将有关问题说明如下:”或“现将有关事项函复如下:”等过渡语转入下文。复函的缘由部分,一般首先引叙来文的标题、发文字号,然后再交代根据,以说明发文的缘由。2.主体。这是函的核心内容部分,主要说明致函事项。函的事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事。无论是商洽工作,询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准事项等,都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函,还要注意答复事项的针对性和明确性。3.结尾。般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。4.结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项,选择运用不同的结束语。如“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。(三)落款。一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。二、撰写函件应注意的问题函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。例:宏大有限公司采购人员变更函致星月有限公司:张经理你好,非常感谢长期以来您和贵公司给予的支持与厚爱,使我们建立了良好的合作平台!由2021年11月16日起,我司采购负责人变更为李四,电话:38655556,手机:1365684XXXX,传真:XXX,邮箱:XXX,有问题及时沟通,以后若有人再与贵公司订购货物,纯属个人行为与我司无关,特此函告!还望张经理收到回复,致谢!宏大有限公司2021年11月16日

打个电话就行了。

  告知函的写法:

  告知函和答复函十分接近.它们的主要区别在于答复函是答复对方所询问问题,而告知函则是告知对方有关情况.
  告知函的正文通常包括两项内容.一是告知原由.说明制发本函的原因.二是告知事项.简明扼要地叙述告知对方有关事项的具体内容及应注意的问题.
  函的结构和写法

  (一)标题

  函的标题一般由发文机关、事由和文种构成,有时也可以只由事由和文种构成。

  (二)正文

  1.开头。写行文的缘由、背景和依据。

  一般来说,去函的开头或说明根据上级的有关指示精神,或简要叙述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难。

  复函的开头引用对方来文的标题及发文字号,有的复函还简述来函的主题,这与批复的写法基本相同。继而,有的复函以“现将有关问题复函如下”一类文种承启语引出主体事项,即答复意见。

  例一:

  告知函

  敬启者:

  我方三月十日致贵方函谅悉,故在函曾中强调我方第816号单交货之重要,务心将货物于四月三十日前运达。

  货物虽已运出,但尚未接到贵寄来的任何资料,除取消本订单外,别无选择。因为我方顾客坚持交货日期,这样做实出无奈,至感遗憾。
  发函者

  例二:

  告知函

  敬启者:

  贵方订购货物的出口许可证已获批准。货物即于八至十天内制伯完成,特此奉告。我方建议,以见到由中华人民共各国中国银行开出不可撤消信用证时付款。

  我方一接到贵方确认书后,信用证就已开出,而货物即行启运并将文件寄出,作为向银行结帐任据。

  敬上
  发函者

  联系函范例

  例一:

  联系函

  敬启者:

  信用证修改事项说明如下:

  根据我方收到的信用证,其付款规定为见票120天付款。但是我方所需要的,是见票即付信用证。此项规定已获贵方同意并在贵方订单上明确记载。因此,请贵方按单内说明修改。货物将于本月二十交运,敬请贵方依照我方要求立即修改。

  敬上

  发函者

  例二:

  联系函

  敬启者:

  贵方提醒我方于九月十六日付款逾期一函敬悉。本公司本打算付清,但由于本地季节性贸易不景气,造成我方顾客付款极度缓慢。

  此种原因,致使本公司暂时不便清偿货款总额。今天通过中国银行,本公司以电报发出,贵方可在一两天内收到。本公司希望贵方能了解我方困境并给我方以协助。
  发函者

  请求函范例

  例一:

  请求函

  敬启者:

  谢谢贵方索取本铬镍钢司新型手袋目录一函。贵方所需目录分别寄上,交盼贵方对所列条件会感兴趣。

  订购数量多少与价格,在表上均有分别说明,同时此表亦可作订购单使用在通常情况下88~98页上显示有多种新型号,是今年手袋展示会上一种时沿,敬请贵方注意。

  因为本公司接获大量订单,务必全力履行,故建议贵方对本公司之产品指示,尽速惠函告知。
  发函者

  例二:

  请求函

  敬启者:

  今天本公司已将一瓶新上市的样品美酒邮赠阁下,以示对阁下之敬意。并盼阁下在府上尝试一番。如果你尝试,就会同意我方认为为此为每一位家庭主妇选购餐食的必需品。
  这种酒是甜酒和酒精的最佳混合,喝上几杯,就会发出一种醇厚而馥郁的味道,对食欲特别有效。这种上等酒是悉尼运来,保括运费在内每打美金20。

  以一般信用证,给予的贸易折扣为20%兹随本函附上特制卡式订单表,请贵方将其填妥后投入信箱,以便我方处理。
  发函者
  2.主体。写需要商洽、询问、答复、联系、请求批准或答复审批及告知的事项。

  函,或去函和复函的事项一般都较单一,可与行文缘由合为一段。如果事项比较复杂,则分条列项书写。

  ⒊ 结语。不同类型的函结语有别。如果行文只是告知对方事项而不必对方回复,则结语常用“特此函告”、“特此函达”。若是要求对方复函的,则用“盼复”、“望函复”、“请即复函”等语。请批函多以“请批准”、“请大力协助为盼”、“望能同意”、“望准予××是荷”等习惯用语收束。复函的结语常用“特此复函”、“特此回复”、“此复”等惯用语。也有的函不写结语。

  五、注意问题

  1.注意批请函与请示的区别,向有隶属关系的上级机关请求指示、批准事项用请示,而向没有隶属关系的业务主管机关请求批准有关事项,则用请批函。主管机关答复请求审批事项,用审批函。

  2.开门见山,直奔主题。无论去函还是复函,都不要转弯抹角,切忌空话、套话和发空泛的议论。

  3.一文一函,简洁明了。

  4.语言要规范得体,并体现函的用语特色。发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言,对主管机关要尊重、谦敬,对级别低的单位要平和,对平行单位和不相隶属的单位要友善。切忌使用生硬、命令性的语言。复函,则态度要明朗,语言要准确,避免含糊笼统、犹豫不定。

  附:
  尊敬的客户:

  您们好!

  喜迎2010年春节,祝您有一个快乐、祥和的假期!

  根据国务院办公厅等有关部门的通知中已将2010年春节节日假期期间的放假安排时间表公布,一共放假7 天。具体时间安排为:2010年2月13日至19日放假,共7天。其中2月13日是除夕,2月14日是春节,2月13日到15日共三天为法定假期。2 月16日、2月17日、2月18日、2月19日分别是星期二到星期六,随后的两天周末不再另行补休!

  如您有.........等相关业务,请与业务部XXX联系(电话:XXXXXXX),妥善安排您的交货期。

  长假期间值班电话:XXXXXXXXXX

  感谢您的支持!

  特此函告!

  发函者XXXXXXXXXX

要简洁明了,通俗易懂,还要字斟句酌,应该难度不大的,可以效仿一下网上的样例。。。。。。

春节放假。


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(编辑:越杨念)
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